Une idée déclenchée sur Internet, au secours de l’Intranet

Historiquement, la notion de portail est née sur Internet et visait le public des internautes. Face à la richesse d’Internet et son contenu important et varié, des sites comme Yahoo se sont développés pour devenir des agrégateurs de contenus et de services et proposer des services d’annuaire sous forme de guide de sites et outils de recherche sur le web . C’est ainsi que le modèle du portail est né avec le service MyYahoo qui remonte à 1998, en proposant aux internautes d’accéder à l'information de manière centralisée, depuis un point unique.

Par ailleurs et au milieu des années 1990, le monde de l'entreprise y compris les administrations de toutes sortes découvre l’intranet qui permet à des sous entités et des groupes d’employés  de l’entreprise de publier et de partager du contenu. Au fur et à mesure de l’engouement pour ce nouvel outil, les intranets se sont multipliés sur le réseau de l’entreprise, mais le plus souvent de manière quasi anarchique faisant qu’il devenait de plus en plus difficile pour un employé de trouver l’information qu’il recherchait. L’idée est alors apparue d’appliquer à l’intérieur du réseau de l’entreprise les bonnes recettes développées par Yahoo pour Internet.

Autour de l'année 2000, la notion de portail sur l'Internet a connu une phase d'engouement exagéré, et tous les sites se voulaient portails et se proposaient d'agréger les contenus et d'offrir une interface personnalisable. D’ autre part, les éditeurs de logiciels se sont peu à peu emparés du terme pour le transposer dans l’entreprise. Le portail d’entreprise était alors né : les applications sont développées en mode web, la page d’accueil n’est plus qu'un simple menu dans le travail de chaque collaborateur, elle devient un véritable tableau de bord, grâce au portail. Au lieu de simplement donner accès aux différentes applications, la page portail intègre les applications, de sorte qu'en un seul coup d'œil, le collaborateur a accès à l'essentiel de ce qu'il doit savoir.

L’avènement des portlets

Le mot Portlet provient de la contraction des mots PORTail et appLET. Le portlet est un composant JAVA ou plus exactement un module intégré à un portail d'entreprise, qui permet à l'utilisateur de disposer : d'un accès centralisé et convivial à différentes ressources (données, applications, sites Web, etc.), de la possibilité de modifier l'interface du portail selon ses besoins et de personnaliser ainsi son environnement de travail. 

En 2002, IBM s'est alliée avec Sun Microsystems pour initier une requête de spécification Java et ont défini ce qu’on appelle l’API  portlet qui définit l'interface normalisée entre un serveur de portail et les applications qu'il agrège. Ces interfaces portent sur la restitution de contenu, mais également sur la personnalisation et l'identification. Comme toujours, la spécification normalisée de l'interface amène l'interopérabilité, et crée donc une sorte de marché du portlet. Dans la pratique, les grands éditeurs de portails livrent leur produit accompagné de portlets standards, et la mise en oeuvre du portail d'entreprise s'accompagne du développement d'un petit nombre de portlets faisant le lien avec des applications déjà en exploitation dans l'entreprise.

D’habitude, les systèmes d'informations des grandes entreprises sont le plus souvent hétérogènes avec parfois plusieurs solutions de portails selon les pôles d'activité, il est indispensable qu'ils puissent communiquer ensemble. L'idée de définition de l’API portlet vient de permettre l'interopérabilité entre les portails hétérogènes, et c’est ainsi que le portail est arrivé à une phase de maturité.

Environnement de travail personnalisé

La  meilleure personnalisation pour un utilisateur des technologies de l’information et de la communication est  celle qui s'adapte à ses désirs et à sa façon de travailler. Cette démarche qui permet à tout un chacun de redéfinir l'interface selon ses propres besoins professionnels s'appelle la "customisation". Dans une fenêtre de son écran, un collaborateur peut opter pour une boîte de dialogue lui permettant d'effectuer ses requêtes dans les bases de données auxquelles il a le droit d'accéder. Dans le bureau voisin, son collègue préfère que cette zone lui présente des articles extraits des banques de données internationales. Un troisième situé dans un autre étage se sert du même portail d'entreprise avec le même choix de fonctions, mais il aura réservé la zone en question au suivi de son courrier qu’il assure son suivi au jour le jour. D’ailleurs, la principale valeur ajoutée d’un portail d’entreprise par rapport à un intranet est celle qui permet à ses utilisateurs de définir son environnement de travail lui-même.

Quel type de portail  ?

Il existe deux catégories générales de portails : le portail horizontal et le portail vertical.

 Le portail horizontal, parfois appelé « hortail », offre souvent une gamme étendue de caractéristiques perfectionnées et un éventail d'options d'intégration de systèmes hétérogènes. Ce type de portail n'est pas conçu en fonction des réalités d'un secteur donné. Il peut donc être implanté dans de nombreux environnements différents.

Le portail vertical, quant à lui, parfois appelé " vortail ", est conçu en fonction des besoins spécifiques d’un environnement particulier. Il offre généralement moins de caractéristiques que la solution horizontale et sa capacité d'intégration est limitée aux systèmes communs d'une entreprise donnée.

Un portail vertical qui satisfait à toutes les exigences des systèmes en place pourra réduire le temps d'implantation et d’adaptation, alors qu'un portail horizontal sera plus souple et offrira habituellement un niveau plus haut d'interopérabilité avec d'autres systèmes.

Malgré que les portails horizontaux et verticaux offrent des caractéristiques différentes, certaines fonctions devraient se retrouver dans tous les portails.

Une fonction de gestion de contenu

Les outils de gestion de contenu Web reposent sur une séparation entre contenu et présentation. L’interface Back-Office, accessible uniquement aux contributeurs, permet de créer ou modifier un contenu saisi sans aucune mise en forme. Ensuite, on décide de restituer ce contenu sous différents formats d’affichage, d’impression ou d’échange, conformément aux types de présentation désirés. La  gestion de contenu est indispensable à tout projet portail.

Un portail collaboratif

Le portail fournit des outils de collaboration qui facilitent de réunir dans le temps et l'espace des utilisateurs géographiquement dispersés, en leur permettant de travailler ensemble pour élaborer des idées et réaliser des projets. Ils peuvent comprendre et exploiter des caractéristiques de base, comme le courrier électronique et la messagerie, ainsi que des caractéristiques plus évoluées, comme l'accès partagé, les réunions et les conférences virtuelles.

Un portail d’intégration

Le principe des portails d’intégration est de proposer une solution englobant l’ensemble des applications de l’entreprise. La partie  visible gère la communication avec les utilisateurs et leur permet de personnaliser leurs pages. La partie interne est constituée de liens vers de multiples sources de données et applications. Ces liens offrent la possibilité aux utilisateurs d’avoir accès aux fonctions des applications du système d’information à travers de « portlets ».

Un portail décisionnel

Tous les responsables d’entreprises sont tenus de prendre des décisions d'orientation.

L'évolutivité permanente des besoins des utilisateurs est aussi une des caractéristiques essentielles à prendre en charge par les portails. Si l’entrepôt de données ou  le « data warehouse » est la solution pour collecter, stocker et organiser l'information, le portail est aussi incontournable pour banaliser et déployer l'accès à cette information.

Une fonction de recherche

Un portail doit disposer d’un bon moteur de recherche qui est à la fois puissant et simple d’utilisation. Les caractéristiques de base incluent la recherche par mot-clé et chaîne de caractères, alors que les caractéristiques plus évoluées offrent une recherche par contexte ou mot flou. Un moteur de recherche plus complexe pourra même engendrer des associations de mots propres à votre domaine d'affaires, en actualisant et améliorant constamment ses index.

 Chacune de ces fonctions nécessite de mettre en œuvre des solutions techniques complètement différentes, cependant, il faut connaître que si le besoin couvre au minimum deux fonctions, il faudra s’assurer de la bonne intégration des deux solutions techniques retenues.

Les éditeurs de logiciels sur emploient la notion de portail qui comporte une forte connotation commerciale, alors qu’ils savent très bien que cette notion ne qualifie rien de précis, et qu’il est quasiment difficile de trouver quelqu’un parmi eux qui  puisse proposer un portail doté à la fois des fonctions de gestion de contenu, de collaboration, d’aide à la décision et de recherche